¿Cuáles son los pagos integrados y por qué están transformando las operaciones comerciales?

Si ejecuta un negocio pequeño o mediano, maneja los pagos todo el tiempo, que pagan proveedores, pagan a los empleados y recauda dinero de los clientes.

Estas tareas pueden ser un dolor de cabeza cuando rebota entre el sitio web de su banco, el software de contabilidad y los sistemas de nómina.

Los pagos integrados prometen cambiar eso. Le permiten administrar y ejecutar pagos directamente dentro de las herramientas que ya usa para administrar su negocio.

El resultado? Menos tiempo en trabajos de pago manuales, menos errores y más información en tiempo real de su flujo de efectivo.

En este artículo, revelamos lo que significan los pagos integrados, sin jerga y por qué importan para su negocio.

Esto es lo que cubrimos:

¿Cuáles son los pagos incrustados?

Pagos integrados simplemente significa integrar las capacidades de pago en su software y procesos comerciales cotidianos.

En lugar de utilizar un portal bancario separado o un servicio de pago, puede enviar o recibir pagos sin problemas dentro de los productos de software que utiliza para operar su negocio.

Por ejemplo, puede aprobar una factura de proveedor en su sistema de contabilidad y activar el pago allí mismo, sin iniciar sesión en un banco. O su software de pagos podría transferir automáticamente los salarios a las cuentas bancarias de los empleados el día de pago.

En la práctica, eso significa que las tareas financieras de rutina se vuelven más rápidas, más simples y más conectadas.

No está limitado por las horas bancarias o las cargas de archivos de lotes torpes. En cambio, puede mover dinero como parte de sus operaciones normales, en cualquier momento, a menudo al instante.

De manera crucial, no necesita construir tecnología bancaria usted mismo: estas características de pago están integradas en soluciones que ya usa.

Pagos integrados en finanzas y contabilidad

Para los equipos y contadores financieros, los pagos integrados son un cambio de juego.

Pensar en cuentas por pagar y cuentas por cobrar: tradicionalmente, puede generar facturas en su software de contabilidad, luego cambiar a la banca en línea para pagar a los proveedores o perseguir los pagos del cliente.

Con pagos integrados, esos pasos unifican.

Puede aprobar y ejecutar pagos en el software de pago directamente integrado con su sistema de contabilidad y conciliar directamente en su software de contabilidad.

Esta racionalización tiene grandes pagos de eficiencia.

De hecho, la investigación de Modulr encuentra que El 46% de las empresas contables, por ejemplo, pasan más de tres horas cada semana en procesos de pago manuales. Eliminar esos pasos manuales no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de error humano.

Un ejemplo de pagos integrados es el salario Sage y los pagos de proveedores, que le permite realizar pagos a los empleados y proveedores directamente desde su software Sage 50 o Sage Contabilidad.

Al integrar las capacidades de pago en el software que ya usa, elimina la necesidad de cargar manualmente archivos a su banco.

Esto significa menos pasos, procesamiento más rápido y una mejor visibilidad de lo que se ha pagado y lo que es pendiente.

Los flujos de trabajo de pago integrados también le brindan una mejor visibilidad y control financieros. Cada transacción se registra en tiempo real en sus libros de contabilidad. En lugar de esperar los extractos bancarios o hacer malabares con hojas de cálculo para conciliar los pagos, su sistema se actualiza automáticamente a medida que se mueve el dinero.

Esta visibilidad en tiempo real significa que siempre conoce su posición en efectivo. Puede tomar decisiones más informadas, ya que está viendo el estado de pago al final de las facturas y las facturas. Es un nivel de transparencia con el que solían soñar propietarios de pequeñas empresas y CFO.

La integración de los pagos en sus sistemas financieros es un movimiento estratégico que puede ayudar a su empresa a crecer más sin problemas.

Usted y su equipo de finanzas o contador obtienen más control y pueden fortalecer las relaciones (con clientes, proveedores y partes interesadas) entregando un proceso de pagos más rápido y confiable.

Pagos integrados en recursos humanos y nómina

Manejo de la nómina y los gastos de los empleados es otra área donde los pagos integrados están transformando las operaciones.

Para muchas pequeñas empresas, la ejecución de la nómina implica múltiples pasos en el software de recursos humanos y nómina, portales bancarios e incluso recortes de cheques.

No es sorprendente que el 29% de los profesionales de recursos humanos deseen ahorrar tiempo en la gestión del pago y los beneficios de los empleados. Las soluciones de pago integradas abordan esto al hornear pagos directamente en sus sistemas de recursos humanos y nómina.

Considere la rutina típica del día de pago.

Sin pagos integrados, su gerente de recursos humanos o de nómina calcula los salarios en un sistema, luego exporta datos y carga un archivo a un banco o servicio de pago para desembolsar los salarios.

Con un enfoque integrado, una vez que finaliza la nómina en su software, los pagos se pueden ejecutar automáticamente a las cuentas bancarias de los empleados. Sin exportación de archivos adicionales, sin entrada manual de banco.

Este tipo de automatización puede reducir drásticamente el tiempo y el esfuerzo de procesamiento de la nómina.

Las empresas que utilizan pagos de nómina integrados han logrado Reduzca el tiempo de procesamiento de la nómina y ahorre hasta un 90% a través de la automatización. Eso significa que lo que solía tomar todo el día podría tomar una hora o menos.

Para una pequeña empresa previa al tiempo o un equipo de recursos humanos, las horas ahorradas en cada período de pago son enormes.

La velocidad es otro gran beneficio.

Los pagos integrados a menudo usan pagos más rápidos, por lo que los empleados reciben su salario de inmediato. No más días de espera para que se despeguen depósitos directos. Si necesita ejecutar una nómina fuera del ciclo o corregir un error, un sistema integrado puede enviar fondos al instante o el mismo día.

De hecho, algunas compañías ahora ofrecen salario a pedido (Acceso salarial ganado) A los empleados, donde los trabajadores pueden acceder a parte de su salario al instante cuando sea necesario, un proceso hecho factible por la tecnología de pago integrada que mueve dinero en minutos, no días.

Asegurar que a todos se les paga a tiempo (o incluso temprano) con un mínimo de alboroto aumenta la confianza y la moral. También reduce la posibilidad de errores que provienen de la reinicia de los datos entre los sistemas.

Automatizando las ejecuciones de pago y vinculándolos con sus datos de recursos humanos, Su equipo puede centrarse más en las personas y menos en hacer pagos.

En lugar de luchar con archivos de pago, pueden pasar más tiempo en contratación, capacitación y apoyo a los empleados. Y cuando surgen problemas de nómina, el equipo tiene información en tiempo real para resolverlos rápidamente.

El resultado final es un proceso de nómina más suave que mantiene a su personal feliz y que cumple con su negocio.

Como beneficio adicional, la gente de finanzas también se beneficia, ya que las transacciones de nómina se registran y se reconcilian automáticamente, es más probable que sus libros se mantengan precisos con mucho menos esfuerzo.

Pagos integrados en operaciones diarias

Más allá de las finanzas y los recursos humanos, los pagos integrados están haciendo olas en las operaciones comerciales diarias.

Las operaciones cubren todas las actividades continuas que mantienen su negocio en funcionamiento, compilando el inventario, los pedidos de cumplimiento, la gestión de suscripciones, el servicio de clientes y más.

En muchas de estas áreas, la integración de pagos puede eliminar la fricción y acelerar el flujo de trabajo.

En esencia, Los pagos integrados se alinean con sus procesos existentes en lugar de interrumpirlos.

Melek Piron, director de productos de la plataforma de pagos digitales Modulr, explica las ideas detrás de esto:

“Hemos creado nuestras herramientas de pago al centrarnos en los procesos en los que las empresas confían todos los días. Se trata de Creación de soluciones que simplifican los flujos de trabajo y las empresas de soporte donde más importa: la fijación de cada nueva característica agrega valor “.

Lo que esto significa para usted es que la tecnología está diseñada para encajar naturalmente en sus operaciones diarias. Cuando su sistema de pago está unificado con sus otros sistemas comerciales, pasa menos tiempo haciendo malabares con múltiples plataformas.

Las operaciones financieras complejas se vuelven más simples porque está administrando todo en un solo lugar.

Tampoco tiene que ser un gigante tecnológico para beneficiarse.

Las pequeñas empresas pueden usar estas herramientas para eliminar los pasos redundantes. Un mensajero nacional, por ejemplo, utiliza pagos integrados para Administrar los más de 400 pagos hacen cada mes.

Otro beneficio operativo clave es la escalabilidad.

A medida que su negocio crece, manejar más transacciones, atender a más clientes, tal vez expandirse a nuevos mercados, los pagos incebidos pueden escalar con usted sin problemas. No necesitará revisar completamente cómo maneja el dinero cada vez que crezca.

Como los pagos son parte de sus sistemas centrales, agregar volumen a menudo es solo una cuestión de configuración de software en lugar de contratar a más personas para administrar administrador bancario adicional.

En resumen, los pagos integrados ayudan a a prueba de sus operaciones en el futuro. Le dan la flexibilidad para manejar una mayor carga de trabajo y complejidad sin romper sus procesos.

Finalmente, al unir las operaciones y los pagos, obtienes una mejor supervisión.

Los gerentes pueden obtener una visión general en tiempo real de todos los pagos salientes y entrantes relacionados con las operaciones. Este nivel de transparencia puede resaltar las ineficiencias (tal vez un pago recurrente que podría renegociarse) y mejorar la toma de decisiones.

Es mucho más fácil optimizar sus operaciones cuando tiene los datos operativos y los datos de pago uno al lado del otro.

Siguientes pasos para adoptar pagos integrados

Los pagos integrados están transformando claramente cómo las empresas manejan el dinero. La buena noticia es que no necesita ser una gran empresa para aprovechar esta tendencia.

Aquí hay algunos próximos pasos y consideraciones prácticas para traer pagos integrados a sus operaciones de PYME:

• Identificar puntos de dolor: Comience por mapear dónde pasa su equipo la mayor cantidad de tiempo o encuentra demoras en los flujos de trabajo de pago. Podría ser procesar la nómina, pagar proveedores o conciliar los pagos entrantes. Estas áreas de alta fricción son objetivos principales para soluciones de pago integradas.
• Verifique su software existente: Es posible que ya use el software de contabilidad o recursos humanos que ofrece integración de pagos incorporada o complementos (como Sage 50, Sage 200 y Sage IntacCT). Explore esas características primero. El uso de una plataforma de confianza existente puede facilitar la adopción y garantizar que los datos fluyan sin problemas.
• Evaluar los proveedores de pagos: Si sus herramientas actuales no admiten pagos integrados, busque un proveedor de buena reputación o un socio FinTech que pueda integrarse con sus sistemas. Las cosas clave a considerar incluyen seguridad (cifrado, protección de fraude), cumplimiento (por ejemplo, obligaciones de impuestos de nómina manejadas correctamente) y el apoyo a los métodos de pago que necesita (transferencias bancarias, pagos de tarjeta, débitos directos). Elija una solución que se ajuste a su tamaño de negocio y pueda escalar a medida que crece.
• Piloto y entrena a tu equipo: Implemente el nuevo flujo de trabajo de pago a pequeña escala para comenzar. Tal vez automatice una parte de las cuentas por pagar o los gastos de un solo departamento. Monitoree los resultados: tiempo guardado, reducción de errores, comentarios de los empleados. Proporcione capacitación e instrucciones claras a su equipo para que todos confíen en el nuevo proceso. A medida que usted y su personal se sienten cómodos, expanden el sistema de pago integrado a más áreas del negocio.

Siguiendo estos pasos, puede transformar gradualmente sus operaciones con pagos integrados de una manera controlada de bajo riesgo.

El objetivo general es hacer que los pagos sean invisibles: deberían ocurrir en el fondo de su trabajo diario, con un esfuerzo mínimo y la máxima confiabilidad.

Cuando se realiza bien, los pagos integrados liberan su energía para concentrarse en servir a los clientes y hacer crecer su negocio, en lugar de impulsar el papeleo.

Pensamientos finales

Los pagos integrados representan un cambio en cómo pueden operar las empresas.

Para las PYME, este cambio significa automatizar tareas mundanas, obtener visibilidad en tiempo real en las finanzas y ampliar con confianza sus operaciones con pagos bajo control.

Al adoptar los pagos integrados, equipa su negocio para que sea más eficiente, ágil y resistente.

Mover dinero debe ser tan sencillo como cualquier otro clic en su flujo de trabajo, para que pueda volver a lo que mejor hace: ejecutar y hacer crecer su negocio.